Ya os hemos comentado en varias ocasiones sobre las aplicaciones que Microsoft ha incluido en Office 365 y que ayudan al trabajo diario en la oficina. Os comentamos Hablamos hace tiempo sobre Teams, las utilidades del trabajo en equipo que ofrece, y sobre Bookings, que nos permite disponer de un espacio de reservas online para nuestro negocio. Hoy os vamos a presentar Planner, otra herramienta incluida en Office 365 orientada al trabajo en equipo y a la gestión de planes y tareas.

Planner se presenta como un organizador de trabajo en equipo. Disponible con las licencias de Office 365, nos ofrece una interfaz limpia y ordenada donde podemos ir creando los planes o proyectos y tareas para organizar el trabajo en equipo, centralizado con nuestro propio usuario de Office365 y ofreciendo total colaboración con los demás usuarios de nuestra organización.

La aplicación nos muestra una organización en planes y depósitos, donde incluimos las tareas a realizar en cada uno de los planes creados. Así, podemos crear un plan que se compone de distintas tareas y estas, una vez dentro del plan, podemos organizarlas por contenedores que nos ayuda en la organización de las mismas. Las tareas se asignan al usuario o grupo de usuarios que van a llevar a cabo la misma y estos son los encargados de actualizarlas. En ellas podemos incluir archivos, comentarios, en qué estado se encuentran, etc. De esta manera y de una manera rápida podemos observar de un vistazo el estado del plan y de cada tarea en particular. De hecho, Planner nos ofrece una vista gráfica que, de una vista rápida, podemos observar todo el proceso y ver el estado del propio plan.

Además, por cada plan creado, podemos disponer de un espacio de Sharepoint propio donde podemos disponer de todos los documentos, conversaciones, bloc de notas, etc. Ofreciendo una gran colaboración en equipo en cada uno de los planes que se crean en la aplicación.

Planner es una aplicación bastante sencilla e intuitiva que nos ofrece herramientas para el trabajo en equipo integrado con Office 365. Para usarlo podemos acceder desde el listado de aplicaciones de Office 365, en el icono propio de Planner. Una vez dentro nos ofrece, en la parte izquierda, el menú principal donde podemos crear planes o ver nuestras tareas.

El proceso de crear planes es bastante sencillo ya que, un asistente, nos va solicitando la información del plan a crear como un título, la privacidad del mismo, que puede ser pública o privada. La diferencia entre ambas es que, si es publica, cualquier miembro de la organización puede verla, y si es privada, solo los usuarios que se les invite pueden ver el contenido del plan. Con esto tendremos creado el plan. Ahora habrá que añadir tareas a la misma, de nuevo gracias a un asistente que nos va solicitando. Cada tarea está compuesta por un título, una fecha de vencimiento y, por último, la asignación a un usuario o usuarios. De esta manera tendremos creada ya la tarea. En la parte central de la página nos encontramos con el gestor de depósitos (hub), que nos permite organizar las tareas en los mismos para una correcta catalogación de las mismas. Podemos tener distintos depósitos. Cada usuario puede actualizar sus tareas en las que podrá incluir comentarios sobre la misma, actualizar el estado en el que está, añadir documentos asociados a la tarea, etc.

Además, y para añadir más opciones a la herramienta, disponemos de una aplicación móvil que los usuarios pueden instalarse en sus dispositivos para acceder a todo el contenido de Planner desde cualquier momento y de una manera cómoda y ágil.

Como vemos, Planner es una herramienta sencilla, pero con un gran potencial de organización del trabajo en equipo.

Si no cuentas con suscripción de Office 365 y te ha parecido interesante esta o cualquier herramienta de las que os hemos comentado y que se encuentran incluidas en Office 365 puedes ponerte en contacto con nosotros para que te informemos de la mejor manera de que empieces a trabajar con ellas, asesorándote en todo el proceso de implantación y configuración de las mismas.